■メーラーに何を使っていますか。
メーラーとは「電子メールの作成、送受信、格納などを行うアプリ」です。例えば、なじみ深いのはMicrosoftOutlook、Gmail、Yahooメールなどでしょうか。基本的にこれらのアプリを使って日々メールを取り扱っていると思います(もはや、大学生生活でのメールコミュニケーションはLineなどに置き換わってしまいほぼ廃れていると思いますが。。)。
■社会ではメールはまだまだ利用されている。
メールを使う機会がめっきりと減ってきてしまっているがゆえに、尚更メールへの関心が低い状況にあると思っています。メール通知が来ても、受信ボックスに送信日時順に並べられてるものを上からポチポチとクリック、あるいは削除しているだけになっていませんか？
もちろん、それできちんと管理できていると思うのであればそれでもいいですが、社会ではまだまだまだまだメールは利用されています。恐らくみなさんがよく使うであるだろうLineも非公式コミュニケーションとしては利用されていますが、仕事でのLine利用はNGとなっているケースは多いです。やはり、組織内部の情報をLineなどでやり取りするのはコンプライアンス的にNGというわけです。その一方、会社の管理下でTeamsを利用しているケースは多いです(Word、Excelとのライセンス契約なども影響しているんでしょう)。とはいえ、社外への連絡はTeamsというわけにもいかず、やはりメールが利用されているのです。
■メールを整理しよう。
さて、何が言いたいのか。「メールを整理しましょう」という話です。上述したように受信ボックスに送信日時順にメールが並んでいるだけでは、コミュニケーションでミスを犯す確率が高まります。例えば、以下のようなリスクがあります。
【メールボックスを整理しないリスク】
① 重要なメールを見逃すリスク：
→ 受信ボックスに大量のメールがあると、例えば会社や取引先、学校の先生、バイト先の上司などからの重要なメールを不意に見逃す可能性が高まります。上からポチポチ、何となくメールを見ていると、そのメールの重要性に気付けないことが多々あります。
② 必要なメールをすぐに探せないリスク：
→ 受信ボックスに大量にメールが格納されていることで、何か過去に送信されたメールを見返したいと思っても簡単に見つけることができません。最悪見つからない可能性もあります。
③ 不要にメールを削除してしまうリスク：
→ メーラーにはメール格納容量があります。「メールがこれ以上受信できません」と通知がありメール削除する際に、例えば過去のメールは一括で消してしまえとやってしまうと、重要なメールを削除してしまう可能性が高いです。
④ メール処理に時間がかかるリスク：
→ 大量に溜まってしまったメールを処理しようと思うと、一件一件メールを開いて内容を確認する必要があるため、メール処理に不必要に時間がかかってしまい、他のやりたいこと・やらなければならないことにかける時間が無くなってしまう可能性があります。
というように、メールを整理しないリスクが多々あります。社会人では、重要な取引先からのメールなど、「メール見てませんでした」では済まされない場合もあり、メール利用で墓穴を掘らないよう、社会に出る前からクセを付けるべきと私は考えています。
■メール整理の仕方
メーラーにはたいていメールのフィルタリング機能が付いています。その機能を用いればメール整理は簡単にできます。いずれのメーラーでも基本的には同じで、受信ボックス下部に「大学事務係」「大学学生係」「〇〇授業」「友人」「就活関連」etc...などとフォルダを作り、特定の条件(相手のメールドメインや、件名に含まれる文字)などで適切なフォルダにフィルタリングするだけです。一歩進めて、年度ごとなどにフォルダを作っておくとよりメール管理しやすくなります。
Ex）
受信ボックス ー大学事務係：事務係のドメイン指定
ー大学学生係：学生係のドメイン指定
ー就活関連 ：企業担当やリクルーターなどのメルアド指定
ー〇〇授業 ：レクチャラーのメルアド指定
このような形でメールをフィルタリング→整理することで、上にあげたリスクも大幅に低減できるものと思います。フィルタリング機能は簡単に設定できるのでぜひ試してみてくださいね。
【Outlook】仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する - Microsoft サポート
【Gmail】見逃しを防ぐ！ Gmail でフォルダ分けや自動振り分けをしたいなら、ラベルとフィルタを活用しよう (android.com)
以上
